Infokowasi.com – Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik serta mendukung tata kelola administrasi yang tertib dan transparan, DPRD Kabupaten Sukabumi menghadirkan ber-TAMU (Berkunjung Tercatat, Aman, dan Mudah bagi Semua), sebuah layanan digital untuk mempermudah masyarakat dalam melakukan pendaftaran kunjungan ke lingkungan DPRD Kabupaten Sukabumi.
Melalui layanan ini, masyarakat, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan, maupun kelompok lainnya dapat mendaftarkan rencana kunjungan secara daring sebelum datang ke kantor DPRD. Pendaftaran dapat dilakukan melalui telepon seluler maupun perangkat komputer dengan mengakses laman resmi https://dprd.sukabumikab.go.id/ber-tamu.
ber-TAMU dirancang untuk memberikan kemudahan dalam proses administrasi kunjungan, sekaligus membantu Sekretariat DPRD melakukan pendataan dan mempersiapkan pelayanan bagi setiap tamu yang akan berkunjung. Dengan adanya pendaftaran terlebih dahulu, tujuan dan keperluan kunjungan dapat diketahui sehingga pihak yang dituju memiliki informasi awal mengenai rencana kedatangan tamu.
Layanan ini dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, seperti konsultasi dan koordinasi, kunjungan kerja, studi banding, kunjungan sekolah, maupun kunjungan kelompok masyarakat yang memiliki kepentingan untuk memperoleh informasi atau melakukan komunikasi dengan pihak di lingkungan DPRD Kabupaten Sukabumi.
Pendaftaran Digital, Kunjungan Lebih Terarah
Untuk menggunakan layanan ber-TAMU, pemohon cukup mengisi formulir pendaftaran secara daring dengan melengkapi data penanggung jawab, nomor telepon yang dapat dihubungi, asal instansi atau lembaga apabila mewakili, jumlah dan nama peserta, tujuan kunjungan, bagian yang dituju, serta rencana tanggal dan waktu kedatangan.
Sebagai kelengkapan administrasi, pemohon juga diwajibkan mengunggah surat pengantar dan surat tugas dalam format PDF, JPG, atau PNG dengan ukuran maksimal 5 MB untuk setiap berkas.
Setelah seluruh data dan persyaratan dilengkapi, pemohon dapat mengirimkan pendaftaran dan akan memperoleh nomor registrasi sebagai bukti bahwa permohonan kunjungan telah diterima oleh sistem.
Selanjutnya, Sekretariat DPRD melakukan pemeriksaan dan konfirmasi terhadap permohonan yang masuk. Pemohon dapat memantau perkembangan pendaftaran melalui menu Cek Status dengan menggunakan nomor registrasi dan nomor telepon seluler yang telah didaftarkan.
Setelah kunjungan dikonfirmasi, pemohon dapat mencetak atau menyimpan bukti kunjungan untuk ditunjukkan kepada petugas pos jaga saat tiba di lingkungan DPRD Kabupaten Sukabumi. Kehadiran tamu selanjutnya dicatat sebagai bagian dari administrasi dan pendataan kunjungan.
Lima Tahapan Pelayanan Kunjungan
Untuk memberikan kemudahan bagi masyarakat, ber-TAMU menerapkan lima tahapan pelayanan, mulai dari pendaftaran hingga pelaksanaan kunjungan.
Pertama, pemohon melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir dan menentukan rencana tanggal serta waktu kunjungan. Kedua, sistem menerbitkan nomor registrasi yang harus disimpan oleh pemohon. Ketiga, Sekretariat DPRD melakukan pemeriksaan dan konfirmasi terhadap permohonan yang diajukan.
Keempat, setelah permohonan dikonfirmasi, pemohon dapat mencetak atau menyimpan bukti kunjungan. Kelima, pada hari pelaksanaan, pemohon cukup menunjukkan bukti kunjungan kepada petugas pos jaga untuk dilakukan pencatatan kehadiran.
Melalui tahapan tersebut, proses administrasi kunjungan diharapkan dapat berlangsung lebih tertib, terencana, dan memberikan kemudahan bagi masyarakat maupun petugas pelayanan.
Pelayanan Gratis dan Pelindungan Data Pengunjung
Seluruh proses pendaftaran dan pelayanan kunjungan melalui ber-TAMU tidak dipungut biaya. Pendaftaran daring dapat dilakukan kapan saja, paling jauh 60 hari sebelum tanggal kunjungan. Untuk memberikan waktu yang cukup bagi petugas dalam melakukan pemeriksaan dan konfirmasi, masyarakat disarankan melakukan pendaftaran paling lambat satu hari sebelum kunjungan.
Adapun pelayanan kunjungan dilaksanakan pada hari kerja, Senin sampai Jumat, pukul 08.00 hingga 15.00 WIB, dengan jadwal kedatangan yang selanjutnya dikonfirmasi oleh petugas Sekretariat DPRD.
Selain mengedepankan kemudahan pelayanan, ber-TAMU juga memperhatikan aspek pelindungan data pribadi pengunjung. Data yang disampaikan melalui formulir pendaftaran digunakan untuk keperluan administrasi kunjungan, verifikasi, konfirmasi, pencatatan kehadiran, serta penyusunan rekapitulasi dan laporan pelayanan.
Pengelolaan data tersebut dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai pelindungan data pribadi, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Membedakan Layanan Kunjungan dan Audiensi
Untuk memastikan masyarakat memperoleh layanan yang sesuai dengan kebutuhannya, DPRD Kabupaten Sukabumi juga menyediakan layanan digital ber-DIALOG yang memiliki fungsi berbeda dengan ber-TAMU.
ber-TAMU diperuntukkan bagi pendaftaran kunjungan umum, seperti konsultasi dan koordinasi, kunjungan kerja, studi banding, serta kunjungan sekolah atau kelompok masyarakat.
Sementara itu, ber-DIALOG merupakan layanan khusus untuk mengajukan audiensi resmi dalam rangka menyampaikan aspirasi, gagasan, usulan, maupun permasalahan kepada Pimpinan dan Alat Kelengkapan DPRD melalui mekanisme pertemuan yang terjadwal.
Kedua layanan tersebut dihadirkan untuk memberikan kemudahan akses pelayanan dengan mekanisme yang disesuaikan berdasarkan tujuan dan kebutuhan masyarakat.
Kehadiran ber-TAMU menjadi salah satu bentuk pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung peningkatan kualitas pelayanan administrasi di lingkungan DPRD Kabupaten Sukabumi. Melalui sistem pendaftaran dan pencatatan kunjungan secara digital, diharapkan pelayanan kepada masyarakat dapat berlangsung lebih efektif, tertib, terukur, dan akuntabel.
Masyarakat yang berencana melakukan kunjungan ke DPRD Kabupaten Sukabumi dapat memanfaatkan layanan tersebut dengan mengakses laman https://dprd.sukabumikab.go.id/ber-tamu.
Dengan semangat Berkunjung Tercatat, Aman, dan Mudah bagi Semua, ber-TAMU diharapkan menjadi sarana pendukung pelayanan yang semakin terbuka, mudah diakses, dan memberikan kepastian administrasi bagi setiap pengunjung DPRD Kabupaten Sukabumi.
(ASR)
